Modelo de plano de comunicação interna para preencher hoje

Os dois primeiros blocos são o objetivo e os públicos. O objetivo diz o que a comunicação precisa resolver neste ano; os públicos separam o time por área, turno e liderança.

Escreva o objetivo em uma frase que um operador entenderia, como fazer com que todos os turnos saibam das mudanças no mesmo dia. Depois liste os públicos reais, e não os do organograma. Quem trabalha à noite, quem está em campo e os líderes costumam precisar de tratamento próprio. Se o objetivo exigir mais de uma frase, divida em dois e priorize um.

• Objetivo em uma frase
• Públicos por área, turno e liderança

O bloco 3 são as mensagens-chave: de três a quatro ideias que a empresa quer repetir o ano todo. Elas dão unidade aos avisos e às campanhas. Boas mensagens-chave são simples e ligadas ao trabalho: cuidar uns dos outros, entregar com qualidade, falar quando algo está errado. Escreva-as com as palavras do dia a dia, não com as do manual de valores. Mais de quatro vira lista que ninguém lembra. Se hesitar, escolha as que o time já ouviu e reconhece.

Se o plano parecer grande demais, comece por um único público, o que mais sofre com a falta de informação hoje, e preencha os oito blocos só para ele. Quando funcionar, copie a estrutura para os demais, ajustando canais e mensagens. Assim o plano cresce com uso e não vira projeto de meses.

• Três ou quatro ideias
• Frases curtas
• Palavras do dia a dia

O bloco 4 são os canais, e a regra é ligar cada público ao canal que ele realmente usa. Pergunte, não suponha. Uma tabela de duas colunas, público e canal, resolve.

Procure combinar um canal presencial, um visível e um digital. O presencial leva a explicação, o visível guarda a informação, o digital serve ao urgente e ao registro. Lembre de indicar quem atualiza cada canal. Canal sem dono envelhece.

• Público
• Canal que ele usa
• Responsável pelo canal

O bloco 5 é a rotina e o calendário: o que acontece toda semana, todo mês e a cada campanha. A rotina é o que sustenta o plano quando o entusiasmo passa.

Defina uma conversa semanal curta, um destaque mensal e dois ou três momentos do ano que merecem campanha. Ponha tudo num calendário único, para que avisos e ações não colidam. Deixe folga para o imprevisto. Um calendário lotado quebra na primeira semana difícil.

• Semanal: conversa de turno
• Mensal: balanço e destaque
• Anual: campanhas escolhidas

O bloco 6 diz quem responde por quê. Dê nome ao responsável por cada canal e por cada mensagem, inclusive ao substituto. Se um canal tem dois donos, nenhum atualiza. Se a mensagem depende de aprovação, escreva de quem. O plano ganha força quando as pessoas sabem o que se espera delas, e quando os líderes sabem o que devem repetir. Revise esses nomes quando houver mudança de equipe.

• Um responsável por canal
• Um aprovador por tipo de mensagem
• Um substituto para cada um

Os blocos 7 e 8 são medir e revisar. Escolha poucos indicadores, como quantas pessoas receberam e entenderam a mensagem, e marque uma data para rever o plano.

Sem revisão, o plano vira papel. Marque a primeira revisão para depois de um ciclo real, de um ou dois meses, e ajuste o que não funcionou. Um plano bom é aquele que muda conforme a realidade. Combine também o que sai do plano: canal ou ação que ninguém usa deve ser retirado.

• Dois ou três indicadores
• Data da primeira revisão
• Critério para retirar o que não funciona

O plano cabe em uma página, com os oito blocos em frases curtas, e deve poder ser fixado no mural da liderança. Se precisar de manual, ficou grande demais.

Use o formato de duas colunas: à esquerda o nome do bloco, à direita a resposta em uma ou duas linhas. Deixe um espaço para a data e para o nome do responsável pelo plano. Mostre a página aos líderes antes de divulgar. O que eles não entenderem ou não conseguirem repetir precisa ser reescrito.

• 1 Objetivo
• 2 Públicos
• 3 Mensagens-chave
• 4 Canais
• 5 Rotina e calendário
• 6 Responsáveis
• 7 Medição
• 8 Revisão